1. Préambule
La présente politique de confidentialité décrit la manière dont Esteban De Caldas (entrepreneur individuel) (ci-après « l'éditeur ») collecte, utilise et protège les données personnelles dans le cadre du service Jadtec (ci-après « le Service »).
Elle est rédigée conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« Loi Informatique et Libertés »).
2. Identité du responsable de traitement
| Responsable de traitement | Entreprise individuelle |
| Représentant légal | Esteban De Caldas |
| Siège social | 13 square Emmanuel Looten, 59250 Halluin |
| Email contact RGPD | esteban.decaldas@jadtec.fr |
L'éditeur n'a pas désigné de Délégué à la Protection des Données (DPO) car la nature et le volume des traitements ne l'imposent pas. Cette information sera mise à jour si la situation évolue.
3. Rôle de l'éditeur (responsable vs sous-traitant)
Jadtec opère sur deux types de traitements distincts :
- En qualité de responsable de traitement pour les données de ses propres clients (comptes utilisateurs, prospects, sécurité de la plateforme).
- En qualité de sous-traitant (art. 28 RGPD) pour les données métier saisies par les entreprises clientes (conducteurs, documents). Le client reste responsable de traitement.
4. Données collectées, finalités et bases légales
4.1 Gestion des comptes utilisateurs
| Données | Prénom, nom, email, mot de passe (haché), rôle, préférences de notification. |
| Finalité | Authentifier et permettre l'accès au Service. |
| Base légale | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD). |
| Durée | Durée du contrat + 3 ans (obligation comptable). |
4.2 Demandes d'accès (prospects)
| Données | Prénom, nom, email, entreprise, taille de flotte, message, IP, user-agent. |
| Finalité | Qualifier la demande et créer un compte après accord. |
| Base légale | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD). |
| Durée | 3 ans après le dernier contact si pas d'activation. |
4.3 Journaux d'audit (sécurité)
| Données | userId, email, action effectuée, ressource, IP, user-agent, horodatage. |
| Finalité | Sécurité, détection de fraude, conformité. |
| Base légale | Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD). |
| Durée | 3 ans (purge automatique). Anonymisation immédiate sur suppression du compte. |
4.4 Données métier (conducteurs, véhicules, documents)
| Données | Conducteurs : nom, prénom, email, téléphone, n° de permis, date d'expiration, profil de conduite. Véhicules : marque, modèle, plaque, coûts, kilométrage. Documents : fichiers PDF/images et leurs métadonnées, dont les permis de conduire numérisés. |
| Finalité | Permettre au client de gérer sa flotte. |
| Base légale | Définie par l'entreprise cliente (responsable de traitement). |
| Durée | Le client décide de la durée de son contrat et des données qu'il saisit. Jadtec applique en outre, automatiquement et sans que le client puisse les désactiver, les purges suivantes : — identité d'un conducteur : effacée 90 jours après sa date de sortie déclarée (nom, prénom, email, téléphone, date de naissance, adresse, contact d'urgence, n° de permis, identifiant employé) ; — documents personnels du conducteur, dont son permis numérisé : supprimés du serveur en même temps que son identité ; — score d'éco-conduite : effacé au-delà de 365 jours, y compris pour un conducteur en poste ; — journal d'audit : purgé au-delà de 3 ans. L'historique de coûts (kilomètres, consommations, dépenses) est conservé après ces purges : une fois le lien avec la personne rompu, il ne constitue plus une donnée personnelle. |
4.5 Locataires (clients des agences de location)
| Données | Nom, prénom, email, téléphone, adresse, n° de permis, date d'expiration et date de vérification du permis. |
| Concernés | Les personnes qui louent un véhicule auprès d'une entreprise cliente utilisant le module Location. Elles ne sont pas salariées du client. |
| Finalité | Établir le contrat de location, vérifier la validité du permis, suivre les états des lieux et la facturation. |
| Base légale | Exécution du contrat de location, définie par l'entreprise cliente (responsable de traitement). |
| Durée | L'identité est effacée automatiquement 365 jours après la fin du dernier contrat de location — délai retenu pour couvrir un litige tardif (dégât constaté après coup, amende reçue en retard, contestation de facture). Les contrats eux-mêmes sont conservés au-delà pour les obligations comptables, mais ne portent plus d'identité. |
5. Destinataires des données
Les données sont destinées :
- aux personnels habilités de l'éditeur (administration, support technique, développement) ;
- aux entreprises clientes pour leurs propres données métier ;
- aux sous-traitants techniques listés à l'article 6.
Les données ne sont jamais vendues, louées ou cédées à des tiers à des fins commerciales.
6. Sous-traitants et transferts
L'éditeur fait appel aux sous-traitants suivants :
| Sous-traitant | Service | Localisation | Transfert hors UE |
|---|---|---|---|
| OVHcloud SAS | Hébergement application & BDD | Roubaix, France | Non |
| Scaleway SAS | Copie de sauvegarde de la base de données et des documents déposés, chiffrée avant envoi (AES-256), conservée 30 jours | Paris, France | Non |
| Sendinblue SAS (Brevo) | Envoi des e-mails transactionnels (alertes, rapports, notifications) | Paris, France | Non |
| Google Ireland Ltd. | Boîte de réception dédiée à l'import automatique des relevés de cartes carburant. Les relevés sont supprimés de la boîte dès leur import. | Dublin, Irlande | Oui (SCCs + Data Privacy Framework) |
Chaque sous-traitant est soumis à un contrat conforme à l'article 28 du RGPD (Data Processing Agreement).
7. Droits des personnes
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, toute personne dispose des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité, et directives post-mortem.
Modalités d'exercice :
- Accès et portabilité : bouton « Télécharger mes données » dans la page « Mon compte » du Service.
- Rectification : édition directe du profil ou demande à esteban.decaldas@jadtec.fr.
- Effacement : bouton « Supprimer mon compte » dans « Mon compte ».
- Opposition / limitation : demande écrite à esteban.decaldas@jadtec.fr.
L'éditeur s'engage à répondre dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande (prolongé de deux mois maximum en cas de complexité).
En cas de réponse jugée insatisfaisante, toute personne peut introduire une réclamation auprès de la CNIL :
Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
3 place de Fontenoy — TSA 80715 — 75334 Paris Cedex 07
www.cnil.fr
8. Sécurité
L'éditeur met en œuvre les mesures de sécurité suivantes :
- Chiffrement TLS 1.2+ pour tous les flux (HTTPS).
- Hachage bcrypt (12 rounds) pour les mots de passe.
- Authentification par token JWT en cookie HttpOnly.
- Isolation multi-tenant systématique entre clients (filtre companyId).
- Rate limiting sur l'authentification et les opérations sensibles.
- Sauvegardes quotidiennes chiffrées (AES-256), copiées hors du serveur chez Scaleway (Paris), conservées 30 jours.
- Journalisation et audit des actions sensibles.
- Accès serveur restreint par clé SSH (pas de mot de passe).
- Purge automatique des journaux d'audit > 3 ans.
- Double authentification obligatoire pour l'accès d'administration de l'éditeur.
- Verrouillage temporaire d'un compte après des échecs de connexion répétés.
En cas de violation de données, l'éditeur informe sans délai l'entreprise cliente concernée et, pour les traitements dont il est responsable, la CNIL dans les 72 heures.
9. Cookies
Le Service utilise des cookies strictement nécessaires (cookie de session JWT, préférences d'affichage). Ces cookies sont exemptés de consentement au titre de l'article 82 de la Loi Informatique et Libertés.
Si des cookies de mesure d'audience ou de traçage tiers étaient activés à l'avenir, ils seraient soumis au consentement préalable de l'utilisateur via la bannière prévue à cet effet.
10. Modification de la politique
L'éditeur se réserve la possibilité de modifier la présente politique. En cas de modification substantielle (nouveau traitement, nouveau sous-traitant, changement de finalité), les utilisateurs seront informés par email et invités à reprendre connaissance de la politique.
11. Contact
Pour toute question relative à la présente politique ou à l'exercice de vos droits :
Email : esteban.decaldas@jadtec.fr
Courrier : 13 square Emmanuel Looten, 59250 Halluin